Werkzaamheden Raad van Toezicht
In de statuten van de Tintengroep en de daarop gebaseerde reglementen is bepaald wat de taken en bevoegdheden van de RvT zijn. Voor de wijze waarop de raad zijn taak uitvoert, is de Governancecode Sociaal Werk leidend. In deze code worden diverse rollen van de RvT genoemd. Vier belangrijke rollen die de RvT voor zichzelf ziet weggelegd zijn die van interne toezichthouder, sparringpartner, ambassadeur en werkgever van het bestuur. De toezichthouder houdt bij de uitoefening van zijn taken ook rekening met de complexe omgeving waar Tintengroep mee te maken heeft en de uitdagingen die daarmee gepaard gaan.
In 2022 is een afzonderlijk reglement nevenfuncties voor de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht vastgesteld.
Bepaalde bestuursbesluiten behoeven op grond van de statuten de goedkeuring van de RvT. Dat was bijvoorbeeld aan de orde bij het aangaan van fusies tussen Stichting Peuterwerk en Stichting Kinderopvang Noord Nederland (thans Stichting Peuterwerk), Stichting Maatschappelijk Werk Heerenveen en Stichting Maatschappelijk Werk Friesland (thans Stichting Sociaal Werk De Kaai) en de oprichting van een nieuwe stichting deBasis in Veendam.
Op diverse terreinen heeft de RvT als sparringpartner gefungeerd, onder meer over de uitgangspunten van de besturingsfilosofie en de algemene koers van Tintengroep.
Het ambassadeurschap vond vooral plaats in de vorm van bilaterale contacten met onze partners, onder meer tijdens het eerder genoemde congres over sociaal werk en armoedebeleid dat in juni door Tintengroep en Sociaal Werk Nederland werd georganiseerd.
Het werkgeverschap van de RvT komt verderop nog aan de orde.
5.1 Commissies en vergaderingen
De RvT van Tintengroep heeft drie commissies die zich bezighouden met verschillende aspecten van het toezicht. Naast deze vaste commissies is in het voorjaar van 2022 een benoemingsadviescommissie ingesteld voor de werving en selectie van twee nieuwe leden voor de RvT.
De RvT en de vaste commissies werken met een jaaragenda en jaarcyclus waardoor de gebruikelijke jaarlijkse agendapunten die de goedkeuring van de RvT vereisen, ordentelijk kunnen worden behandeld. In 2022 vonden de vergaderingen weer op locatie plaats.
De drie vaste commissies hebben hun voorbereidende werk als volgt uitgevoerd:
5.2 Remuneratiecommissie
De Remuneratiecommissie is in 2022 drie keer bijeengekomen in aanwezigheid van de bestuurder en heeft zich onder meer beziggehouden met een update van de procedure en de voorbereiding van de werving en selectie van twee nieuwe leden voor de RvT, het Reglement nevenfuncties voor RvB en RvT en de voorbereiding van het jaargesprek met de bestuurder. Voorts heeft de Remuneratiecommissie de themabijeenkomst van de Raad van Toezicht op 6 oktober voorbereid. In januari heeft de commissie het jaargesprek met de bestuurder gevoerd.
5.3 Commissie Kwaliteit
De Commissie Kwaliteit kwam vijf keer bijeen in aanwezigheid van de bestuurder. Er zijn tijdens deze bijeenkomsten diverse inhoudelijke onderwerpen met directeuren en managers de revue gepasseerd. Hierbij zijn presentaties gegeven over Vakmanschap, het project -10+5 ‘gewoon dichtbij transformeren’, de strategische personeelsplanning, dienstverlening met data en Impacter. Voorts hebben twee directeuren iets verteld over hun werkorganisaties.
5.4 Auditcommissie
De Auditcommissie kwam in 2022 vijf keer bijeen in aanwezigheid van de bestuurder en de concern controller. Deze commissie hield zich naast de jaarlijks terugkerende begrotingen, financiële analyses en verslaglegging bezig met zaken als risicomanagement, fiscale zaken en de selectie van een nieuwe externe accountant en heeft vervolgens de RvT inzake deze onderwerpen van advies voorzien.
5.5 Plenaire vergaderingen
De raad werkt zoals eerder vermeld met een jaaragenda en een jaarcyclus met vaste jaarlijkse agendapunten die de goedkeuring van de RvT vereisen. Daarnaast komen uiteenlopende onderwerpen op de agenda, hetzij ter vaststelling of goedkeuring, hetzij ter bespreking, hetzij ter informatie. Deze vergaderingen worden ook benut om de rol van de raad als sparringpartner of klankbordfunctie voor de bestuurder te vervullen.
In 2022 kwam de RvT in zeven plenaire vergaderingen samen, waaronder een themabijeenkomst en een zelfevaluatie. Hierbij was de bestuurder steeds aanwezig. Tijdens een van deze vergaderingen heeft de externe accountant een toelichting gegeven op het accountantsverslag en de jaarrekeningen van 2021 en heeft de raad daarop goedkeuring verleend aan de jaarrekeningen en decharge aan de bestuurder. Daarnaast zijn de begrotingen en de kaderbrief voor 2023 goedgekeurd als vaste onderdelen in de jaarcyclus. Andere onderwerpen die de revue passeerden, betroffen een update van de belet- en ontstentenisregeling voor bestuurder en directeuren, fusies van werkorganisaties, het reglement nevenfuncties leden RvT en RvB, de werving van een nieuwe voorzitter en een nieuw lid voor de RvT, het benoemen van een nieuwe externe accountant en het meerjarenbeleid Tintengroep 2022-2025.
